Hôtesse d'accueil (H/F)

Missions

VOS MISSIONS

○        Gestion des appels téléphoniques

■        Gérer les appels entrants et sortants du standard du cabinet.

■        Filtrer et qualifier les appels (objet de la demande, niveau d’urgence, identité du correspondant) avant transfert aux interlocuteurs concernés.

■        Prendre des messages structurés et les transmettre de manière fiable et traçable (courriel, outil dédié).

○        Mise à jour des outils de gestion de la relation client (CRM)

■        Mettre à jour les fiches clients, prospects, partenaires dans le CRM : coordonnées, informations de contact, suivi des échanges.

■        Saisir les informations utiles issues des appels, rendez‑vous ou courriers afin d’assurer un suivi complet et partagé avec l’équipe.

○        Accueil physique des visiteurs

■        Assurer l’accueil physique des clients, prestataires, fournisseurs et autres visiteurs dans les locaux du cabinet.

■        Gérer l’orientation des visiteurs vers les personnes ou services compétents, en respectant les procédures internes de sécurité et de confidentialité

○        Assistance de premier niveau sur les outils digitaux

■        Apporter un premier niveau d’assistance aux clients sur les outils digitaux mis à leur disposition par le cabinet (portail client, espace documentaire, outils de dépôt de pièces, etc.), dans la limite de procédures et scripts définis.

■        Identifier les difficultés techniques dépassant ce premier niveau et orienter vers les interlocuteurs techniques internes ou externes.

○        Orientation des clients vers les interlocuteurs adaptés

■        Identifier, à partir de la demande du client, le bon interlocuteur interne (collaborateur comptable, gestionnaire de paie, juriste, expert‑comptable, etc.).

■        Organiser si nécessaire la prise de rendez‑vous (présentiel, visio, téléphone) et assurer la confirmation (courriel, SMS, etc.) conformément aux procédures du cabinet.

■        Adopter une attitude professionnelle, courtoise et respectueuse en toutes circonstances, dans le respect des principes de non‑discrimination et de neutralité.  

■        Veiller à la qualité de l’information transmise aux clients (clarté, délai de réponse, fiabilité), en coordination avec les équipes techniques.  

■        Participer, le cas échéant, à la mise en œuvre d’actions de communication simples : envoi d’informations générales aux clients, mise à jour d’informations d’accueil, etc.

○        Gestion du courrier entrant et sortant  

■        Réceptionner, trier et enregistrer le courrier entrant, en identifiant les destinataires internes et en respectant les règles de confidentialité.  

■        Préparer, affranchir et suivre le courrier sortant (lettres simples, recommandés, plis suivis, etc.), y compris les envois à destination des clients, administrations ou partenaires.  

■        Assurer la bonne tenue des registres ou listes de suivi du courrier, lorsque cela est requis.

○        Numérisation, classement et mise à disposition des documents

■        Scanner les documents reçus (courrier, pièces justificatives, contrats, etc.) et les classer dans les outils adéquats du cabinet (GED, CRM, dossiers clients).  

■        Veiller au respect des règles de confidentialité, d’intégrité et de sécurité des données lors de la manipulation et de l’archivage des documents, en cohérence avec les obligations de protection des données personnelles.

○        Gestion des réclamations clients – premier niveau

■        Recevoir les réclamations clients (par téléphone, courriel ou lors de l’accueil) avec écoute et neutralité.

■        Formaliser la réclamation dans les outils internes (CRM, registre dédié) et la transmettre aux responsables concernés selon la procédure interne.  

■        Assurer, le cas échéant, un premier retour d’information au client, dans la limite de son périmètre de responsabilité, en coordination avec l’équipe.

○        Polyvalence sur d’autres tâches administratives

■        Participer à diverses tâches administratives ponctuelles : préparation de dossiers, mise en forme de documents, tableaux de suivi simples, classement, archivage, etc.

■        Contribuer à la logistique interne de base : fournitures, réservation de salles, préparation de réunions, etc., selon les besoins du cabinet.

○        Respect des procédures internes et des règles de confidentialité

■        Appliquer les procédures internes du cabinet (accueil, gestion des appels, traitement des documents, gestion des réclamations, sécurité des données, etc.).

■        Respecter strictement les règles de confidentialité relatives aux informations clients, aux données comptables et aux données personnelles, conformément aux obligations professionnelles et au RGPD (principe d’intégrité et de confidentialité).

Aptitudes

○        Compétences bureautiques et outils  

■        Maîtrise des outils bureautiques courants (traitement de texte, tableur, messagerie électronique).

■        Aisance avec les outils de gestion de la relation client (CRM) et/ou volonté de se former à ces outils.

■        Capacité à utiliser des outils de numérisation et de gestion électronique de documents (GED).

○        Organisation et gestion de l’information

■        Capacité à organiser et prioriser les tâches, à gérer plusieurs demandes simultanées.  

■        Rigueur dans la saisie et la mise à jour des données (clients, dossiers, documents).

○        Communication orale et écrite

■        Expression orale claire et professionnelle au téléphone et en face à face.

■        Capacité à rédiger des courriels et courriers simples, structurés et exempts de jugements de valeur discriminatoires.

Qualités personnelles

○        Relationnel et service client

■        Sens de l’accueil, disponibilité, courtoisie.  

■        Capacité d’écoute et de reformulation des demandes des clients.

○        Confidentialité et éthique professionnelle

■        Discrétion professionnelle, respect des règles de confidentialité et des obligations liées aux données sensibles.

○        Esprit d’équipe et adaptabilité

■        Capacité à travailler en coordination avec l’ensemble des équipes du cabinet.  

■        Souplesse et adaptabilité face aux pics d’activité et aux priorités changeantes.

Si notre offre vous tente et que vous vous reconnaissez dans le profil recherché, adressez-nous vite votre candidature à : recrutement@cl.cerfrance.fr

Nous avons hâte de vous rencontrer !